在信息化環境下，建設工程實施過程中產生了大量的電子文件，特別是新修改的《檔案法》明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力以后，從社會需求和檔案管理的角度，建設工程電子文件亟須規范形成、流轉和歸檔。我們在實踐活動中，積極探索建立真實準確、清晰完整的建設項目電子文件檔案，全面實現建設電子文件檔案數字化管理道路，切實保障建設工程電子文件高效存儲和有效利用。

　　新修訂的《中華人民共和國檔案法》(第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過， 2021年1月1日起正式施行)由6章27條修改為8章53條，增設“檔案信息化建設”“監督檢查”兩章內容，明確國家鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化，明確電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，為檔案工作由紙質檔案“單套制”歸檔、紙質檔案和電子檔案“雙套制”歸檔向電子檔案“單套制”歸檔掃清了法律效力障礙。

　　建設工程項目的檔案管理工作，是國家檔案的重要組成部分，也是對建設項目進行監督、審計、管理、驗收及維護、改造的重要依據。傳統的建設工程項目檔案管理工作，以紙媒為媒介進行制作，簽批、整理、歸檔都面臨著共享難、查找難、效率低、紙張浪費等諸多弊端。推進建設工程檔案電子化，對建設項目而言，傳播速度更快，協同共享更順暢，項目管理更規范，分析處理更高效，成本效益更優化。以信息技術改變傳統的檔案工作模式，逐步實現檔案數字化管理的全面應用。

　　為全面貫徹落實中央、省、市關于工程建設項目審批制度改革和營商環境改善的決策部署要求，2019年，濟寧市城建檔案管理機構和濟寧蓼河東方生態建設開發有限公司聯合開展試點，分別同步開發建設工程電子文件接收歸檔管理系統和濟寧蓼河東方生態建設開發有限公司項目文件流轉系統，在濟寧高新區生態水系綜合治理及景觀提升PPP項目試點應用。把工程資料表格內置，實現電子表格自動流轉，施工過程中形成的原生電子文件使用電子簽章，驗收時不用再移交紙質檔案，大大提升了城建檔案驗收水平。

　　一、建設工程文件的形成與流轉

　　在前端，項目文件流轉系統綜合運用互聯網移動技術、云服務技術、大數據等信息化技術手段，聚焦工程施工現場管理需求，緊緊圍繞工程項目管理中設計管理、采購管理、施工管理、合同管理、安全管理、進度管理、質量管理、人員管理等關鍵管理要素，建立管理高效協同、信息智能采集、數據科學分析、過程智慧預測的施工現場立體化信息網絡，強化項目資訊、信息發布，將相關業務管理域的需求融合在功能和流程內，形成多部門合力協作場景，建立了管理高效協同的項目管理信息系統。通過在線編輯結合線上流轉兩大主要模塊，系統靈活調用、審批、簽字、蓋章等功能，滿足用戶多地審批。實現企業降成本、社會減資源的雙贏成果。

　　1.系統建設目標

　　以工程項目為基礎，聚焦工程現場文檔管理場景，橫向貫穿工程文檔全生命周期，縱向進行工程文檔結構分解，形成涵蓋工程文件、項目知識、檔案、數字化移交、再利用等的一體數字化管理，并以信息系統為支撐、管理體系為保障，實現工程文檔價值最大化。

　　2.系統實施范圍

　　工程項目的文檔管理包含項目建設過程中文檔的產生和項目結束時文檔的歸檔。平臺基于工程項目建設期間全要素(施工、質量、安全、進度等)，全周期，全過程(動態痕跡)，全方位(業主、監理、總承包、施工各參建方)的思路構建，形成過程記錄、檔案資料數據庫，確保逐漸形成的數據與最終檔案一致且同步完成。

　　3.系統實施內容

　　文件在其生命周期的不同階段有其不同的作用和價值，因而需要采用不同的管理原則和方法。通過運用全生命周期理論對文檔進行分析和規劃，將各階段管理內容和目標進行界定，彌補了以往管理的缺失部分;同時將各階段有機整合在一起，實現文檔屬性的傳輸，從而實現一次輸入全局利用，減少操作人員不必要的重復勞動，提高文檔的一致性和準確度。

　　結合工程項目的實際情況，將文檔生命周期劃分為五個過程，分別為生成、流轉、歸檔、移交、再利用。

　　二、建設工程文件的驗收與歸檔

　　在末端，為適應電子信息化的要求，濟寧市建設工程文件接收歸檔系統2019年立項，2021年5月研發完成并上線投入試運行，2022年10月被山東省住建廳列為科技項目試點。

　　該系統將信息技術與檔案管理工作相結合，設有建設工程電子文件形成與采集、歸檔與管理、封裝與移交、數據接收等模塊，實現了建設工程電子文件的孕育、形成、收集、積累、整理、歸檔、利用與檔案移交等全部功能，改變了傳統的檔案收集、報送和監管方式。通過該系統，建設單位可隨工程進度，實時收集檔案資料，將有效改善目前因建設周期長、人員流動大等造成的檔案資料收集難度大、真實性完整性難以保障的狀況。同時，利用網絡接收驗收電子檔案，城建檔案管理機構可一次性提出修改意見、一次性線下接收紙質檔案，提高了工作效率，為企業節約了時間和成本，進一步改善了營商環境。

　　三、建設工程電子文件的歸檔

　　建設工程文件以電子文件的形式歸檔，其中的元數據文件需預先進行文件格式的轉換，紙質文件需在歸檔前進行數字化處理，以滿足歸檔要求。

　　1.建設工程元數據文件的格式轉換

　　目前，計算機操作系統、應用軟件種類繁多，辦公自動化、計算機輔助制圖軟件、檔案管理軟件所用的開發語言、數據庫系統也是多種多樣，因此造成了電子文件格式的五花八門，同時各種管理軟件又互不兼容，甚至軟件相同、版本不同的文件彼此也不能通用，這就嚴重阻礙了電子文件接收和電子檔案管理工作的開展。為了解決這一難題，在前端系統的設計中，我們采用數據庫轉換、文檔轉換、圖像轉換等相關技術，從不同角度解決電子文件不同格式轉換成統一格式進行統一管理的問題，從而使電子文件管理不再依賴于原生成系統，使電子文件的管理更加便捷和規范。

　　2.建設工程紙質文件的數字化

　　紙質文件的數字化一般有兩個時間點：一是在建設工程業務活動過程中對紙質文件實施數字化，如收文的數字化、合同的數字化等。二是歸檔之后的數字化，主要針對辦理完畢并且履行了歸檔手續的紙質文件。

　　四、電子文件的歸檔方法和質量保證措施

　　在項目流轉系統中，建設單位、施工單位和監理單位等參建單位可以根據文件的形成時間，靈活采取實時和定期兩個歸檔時間。

　　1.電子文件歸檔方法

　　建設工程文件的歸檔一般包括以下方面，一個是參見單位電子檔案形成者向本單位檔案管理部門歸檔，第二個是勘察、設計、施工、監理等單位在工程進行過程中或者竣工后統一向建設單位歸檔，第三個是建設單位在工程進行過程中或竣工驗收后3個月內向當地城建檔案管理機構歸檔。

　　在項目流轉系統內部，電子文件歸檔一般采用邏輯歸檔方法，即系統開發建設單位檔案部門不接收實體電子文件，不改變歸檔的電子文件的存儲位置和存儲方式，通過計算機網絡接收歸檔的電子文件目錄，并通過網絡對歸檔的電子文件進行遠程在線管理。而由系統開發建設單位分發給其他系統使用單位(如設計、建設、監理、檢測等)的檔案部門則在文件流轉過程中采取邏輯歸檔方法歸檔，文件流轉完成后采用物理歸檔的方法，即將電子檔案實體從原機構的文檔管理系統中轉移至檔案部門的檔案管理系統中，或下載打印后移交本單位檔案管理部門管理。

　　物理歸檔主要有兩種方法。一是脫機移交，將電子文件存儲到脫機數字媒體(如磁帶、磁盤、光盤)上，再向檔案部門移交。二是在線移交，通過內部網或局域網傳輸歸檔的電子文件。

　　工程竣工后，建設單位需向城建檔案管理機構移交一套符合要求的電子檔案，此時電子文件的歸檔采取的是物理歸檔方法。

　　2.歸檔電子文件的質量保障措施

　　歸檔的電子文件必須滿足以下要求并采取相應措施：

　　(1)真實性。要求歸檔電子文件必須是當時當人當事形成的，版本準確。在歸檔時需要由電子文件形成部門對歸檔電子文件內容的可靠性、稿本的準確性及雙套文件的一致性確認。歸檔時經過格式轉換的文件，如果發生形式上的變化，需要認定這種變化不影響電子文件內容的真實。

　　(2)完整性。要求歸檔電子文件及其相關文件齊全，元數據完備，且文件與相關文件、元數據的連接手段有效。具體包括：傳統意義上的文件及其關聯文件齊全，如正文和附件、請示與批復等;保證描述電子文件及其形成過程的元數據齊全完整;根據具體情況收集電子文件長期可用性的特殊軟件及硬件等。

　　(3)有效性。要求歸檔電子文件盡可能采用符合要求的標準格式，能夠被打開并有效表現所載內容。此外，歸檔文件還必須經過整理，文件命名符合要求，關鍵詞揭示主題特征，以方便日后查詢利用。

　　(4)安全性。要求歸檔電子文件不得含有病毒等不安全因素。存儲移交電子文件的載體應經過檢測，應無病毒、無數據讀寫故障，并應確保接收方能通過適當設備讀出數據。

　　通過建設項目流轉系統與建設工程文件接收歸檔管理系統的有機結合，實現了建設工程文件從形成、企業內部高效流轉到竣工后向工程所在地城建檔案管理機構的無縫歸檔，既提高了企業工作效率，又降低了工程管理及其檔案管理的成本，是中小城市建設工程電子文件歸檔管理的有益嘗試。(陳健 于惠杰)(陳健供職于濟寧市住房保障和房地產發展事務中心 于惠杰供職于濟寧市水利事業發展中心)